يبدأ تاريخ الاستحقاق للموظف من تاريخ مباشرته في الدائرة وليس من تاريخ التعيين،وهذا بداية (السنة الاستحقاقية)..
حساب الترفيع: أ-الذين ليس لديهم ترفيع سابق سيكون من تاريخ المباشرة. ب-لمن لديهم ترفيع مسبق، سيكون من تاريخ ذلك الترفيع، وفي الحالتين تُضاف للتاريخ المدة الأصغرية..
المدة الأصغرية (مدة نوع الاستحقاق): للعلاوة 1 سنة، وللترفيع حسب الدرجة والمرحلة للموظف. الدرجات من 10 الى 6 المدة الأصغرية 4 سنوات. والدرجات من 5 الى 1 هي 5 سنوات. مع وجود استثناءات لحملة شهادة الدبلوم بداية تعيينهم وغير ذلك...
القٍدَم: هي المدة بالشهور، يتم طرحها من المدة الأصغرية. وذلك بناء على عدد كتب الشكر الموجه للموظف (أقصى عدد 3 كتب شكر في السنة الاستحقاقية الواحدة).ويترتب عليه تقديم تاريخ الاستحقاق.
بالنسبة للترفيع: يتم جمع شهور القدم طيلة سنوات المدة الأصغرية.أما بالنسبة للعلاوة فقط القدم الحاصل عليه في السنة الاستحقاقية نفسها.
يتم إضافة مدة العقوبات للمدة الأصغرية، ويترتب عليه تأخير تاريخ الاستحقاق. ولكل عقوبة مدة تأخير مختلفة.
العقوبات ومدة تأخيرها للاستحقاق: أ- لفت نظر 3 شهر. ب-إنذار 6 شهر. ج-قطع راتب (من1- 5 يوم)5 شهر، وبعدها يزداد عن كل يوم قطع راتب شهر، ولغاية 10 يوم ستكون المدة 10 شهر. ش-التوبيخ 12 شهر. ص-انقاص راتب 24شهر..
الإجازة بنصف راتب، لها عدة أنواع قد تكون مرضية أو قد تكون جزء من إجازة الأمومة وغير ذلك. ويتم احتساب مدتها (نصف مدة) فمثلاً لو أخذ الموظف إجازة بنصف راتب لمدة 60 يوم، يتم احتساب خدمتها 30 يوم، ويترتب على هذا تأخير في تاريخ الاستحقاق. ومن خلال زر لاحتساب مدة الإجازة بنصف راتب ، يمكن استخراج عدد الأيام وإضافتها للحقل المخصص.
تتم إضافة مدة الإجازة بنصف راتب بعد حساب تاريخ الاستحقاق أولاً (ترفيع أو علاوة) ومن ثم يتم كتابة مدة الإجازة بنصف راتب في المكان المخصص لها والضغط على زر الإضافة ليتم إضافتها الى تاريخ الاستحقاق فيتأخر الاستحقاق بمقدار الأيام المضافة.